Aan de slag met hulpmiddelen

Iedereen in de Nederlandse zorg lijkt het erover eens: digitale hulpmiddelen kunnen helpen de zorg toegankelijk en kwalitatief hoogstaand te houden. Er zijn steeds meer afzonderlijke oplossingen beschikbaar, maar die blijven helaas vaak op de plank liggen. Het blijkt dat zorgverleners weinig tijd hebben om zich in al die verschillende oplossingen te verdiepen, laat staan om ze in gebruik te nemen. 

Dat is jammer, want wanneer je digitale tools op de juiste manier inzet, kunnen ze helpen om problemen aan te pakken. Om ervoor te zorgen dat mensen er ook echt mee aan de slag gaan, helpt het adoptieteam van Quin actief mee om ze in de dagelijkse praktijk in te passen.

Hoe stimuleer je praktijkmedewerkers en patiënten om onze digitale tools echt te gebruiken? Christiaan de Vries, Adoptieconsultant bij Quin, deelt zes tips. 

Tip 1: Bied een oplossing voor een knelpunt

Voordat je een technologische oplossing kunt vinden, moet je eerst scherp in beeld hebben wat het probleem is. Redeneren vanuit de uitdaging, niet vanuit het middel. Hiervoor is het belangrijk om samen met praktijkmedewerkers te ontdekken waar de behoeftes liggen. Pas wanneer je dat helder in kaart hebt gebracht, kan je aan de slag. 

Wanneer wij als Quin met een praktijk gaan samenwerken is het eerste wat wij doen veel vragen stellen, kijken waar de knelpunten liggen en dan samen met praktijkmedewerkers de oplossing uittekenen. 

Veilig foto’s delen via chat

Een praktijk ontving vaak foto's van patiënten via e-mail, dit was niet AVG-proof. De beveiligde chatfunctie bood hier een oplossing voor, omdat al deze aan de privacy regelgeving voldoet. Nadat het praktijkpersoneel patiënten ging vragen hun foto's via de Quin-app te delen, had dit direct effect. Na die maand zagen we een verdubbeling van het aantal chatberichten met foto.

Tip 2: Laat je begeleiden

Als je een tool over de schutting slingert en zegt: ‘Succes ermee!’, dan wordt het niets. Het praktijkteam en de ontwikkelaar moeten samenwerken en van elkaar leren. Gebruikers willen weten wat een functionaliteit hen biedt en hoe ze die effectief in kunnen zetten. De ontwikkelaar luistert naar ervaringen van gebruikers om de tool te laten aansluiten op de praktijk.

Vanuit Quin staan hiervoor twee toegewijde teams klaar. Het implementatieteam geeft uitleg en trainingen over de tools. Een apart adoptieteam werkt samen met de praktijk om het platform in te passen in de dagelijkse werkzaamheden. Het is een iteratief proces dat we samen invullen.

Tip 3: Betrek je patiënten

Het ligt misschien voor de hand, maar het is cruciaal om de patiënten vanaf het begin aan boord te krijgen. Daarom helpen wij praktijken al vroeg om hun patiënten te informeren. Dit doen we met voorlichtingsmateriaal voor in en rond de praktijk. Denk aan flyers, posters, wachtkamerschermen, e-mails, etc. Deze communicatie is bedoeld om mensen te informeren, te prikkelen en te stimuleren om de app te downloaden. Na die eerste communicatieronde heeft zo’n tien tot vijftien procent van alle patiënten de app gedownload. Vanaf daar blijven we samenwerken om dit percentage te verhogen.

Persoonlijke hulp bij downloaden

Ouderen zijn vaak moeilijker te informeren over de Quin-app, omdat zij lastiger te bereiken zijn via e-mail. Dit deel van de patiëntpopulatie is echter wel vaak aanwezig bij het zetten van de griepprik. Om ze te bereiken was Quin's adoptieteam geregeld aanwezig bij deze priksessies in de praktijk. Ze gingen persoonlijk met hen in gesprek en hielpen ze met het downloaden en installeren van de app. Dit leidde tot een significante sprong in het aantal registraties van de Quin-app.

Tip 4: Maak ambassadeurs van praktijkmedewerkers

Met downloads alleen ben je er niet. Je wilt ook dat patiënten de app gaan gebruiken. Praktijkmedewerkers zijn de beste ambassadeurs om ze hiertoe te bewegen. Patiënten luisteren nu eenmaal het meest naar advies van hun huisarts en assistenten. Praktijkmedewerkers zijn ook degenen aan wie patiënten vragen stellen over de app. Als ze merken dat bepaalde tools hun werk makkelijker maken, zijn ze eerder geneigd om hun patiënten te enthousiasmeren om die tools te gebruiken.

Tip 5: Het is nooit ‘af’

Innoveren is een continu proces. Het is belangrijk dat het praktijkteam en ontwikkelaar in gesprek blijven om de digitale tools steeds verder te optimaliseren. Als Quin doen wij dit in een wekelijkse check-ins, waarin we de praktijk bezoeken en feedback ophalen. Hierdoor kunnen wij onze producten op basis van verhalen en ervaringen uit de praktijk blijven verbeteren. Daarbij kunnen we ook eventuele technische problemen snel verhelpen. 

Tip 6: Laat zien dat het werkt

Mensen omarmen iets nieuws als ze zien dat het toegevoegde waarde biedt. Maak daarom inzichtelijk wat een tool oplevert. Bij Quin houden wij het gebruik van onze oplossingen nauwlettend in de gaten. Hoeveel chatberichten worden verstuurd? Hoeveel gebruikers zijn elke maand actief? Hoeveel nieuwe gebruikers zijn erbij gekomen? We delen deze analyses en inzichten met de praktijk, zodat huisartsen en praktijkmedewerkers zien welk effect een bepaalde actie heeft gehad. Dat is leerzaam en leuk, juist ook voor het praktijkteam.  

Tot slot

Digitale tools zijn geen tovermiddelen die problemen plotsklaps laten verdwijnen. Maar als we ze op de juiste manier inzetten kunnen ze de zorg wél beter en soepeler maken. Het resultaat? Patiënten die de regie over hun eigen gezondheid pakken en praktijkmedewerkers die minder werkdruk ervaren. Dat is een flinke stap voorwaarts voor iedereen.