Digitaliseren met Quin & Uw Zorg Online bij Medisch Centrum Dorp

Arjen Buschman is huisarts in opleiding bij Medisch Centrum Dorp in Houten. Vanwege het aanhoudende tekort aan doktersassistenten en een proactieve focus op digitalisering, besloot de praktijk gebruik te maken van Quin. In dit artikel deelt Buschman hoe de praktijk met Quin werkt en hoe de patiënten de nieuwe werkwijze ervaren.

Digitalisering als oplossing voor het assistententekort

Een van de belangrijkste redenen om met Quin te starten was het welbekende probleem van een tekort aan doktersassistenten.

"Daarom zochten we naar manieren om de werkdruk voor onze assistenten beheersbaar te houden. Het idee was om met Quin, en dan specifiek met de chat, de zaken beter planbaar te maken. Dit is zowel voor ons als voor de patiënten heel prettig, omdat we zo met een kleine vertraging kunnen reageren en hierdoor de telefoonpieken kunnen afvlakken.”

Van nieuwe workflow naar een groep trouwe gebruikers

Zoals bij elke integratie van een nieuw digitaal product, moest er ook wat tijd worden geïnvesteerd om een nieuwe, goede workflow te vinden. En eenmaal gevonden, pakten de assistenten gelijk goed door.

"We zijn toen actief gaan uitdragen dat we iets anders zijn gaan werken. We informeerden patiënten aan de telefoon, en hebben onze website aangepast om meer te sturen naar digitale mogelijkheden.

Sindsdien maken geleidelijk steeds meer mensen gebruik van de chat binnen hun patiëntenportaal. Er is een groeiende groep trouwe gebruikers die er echt een goede ervaring mee heeft. Zij zijn positief omdat ze bijvoorbeeld al op zondagavond, wanneer ze tijd hebben, een vraag kunnen stellen. Ze hoeven op maandagochtend niet meer te wachten aan de telefoon.

Ik ben ervan overtuigd dat de overige groep volgt als het product eenmaal is ingeburgerd.”

Naadloze integratie met Uw Zorg Online

Patiënten kunnen via de website van Medisch Centrum Dorp makkelijk inloggen bij Uw Zorg Online, waar ze vervolgens geïntegreerd kunnen chatten met de doktersassistenten via Quin. Het chatbeheer van de Quin-chat gebeurt in een overzichtelijke inbox. Chats kunnen ook worden toegewezen aan collega’s en meerdere medewerkers kunnen samen in dezelfde inbox werken. Patiënten kunnen op een veilige manier foto's en documenten delen met de praktijk.

Buschman: "Voor de patiënt is het niet zichtbaar dat ze binnen de Uw Zorg Online van omgeving veranderen en het Quin-product gebruiken. Dat is heel fijn, want het zou verwarring veroorzaken als ze worden doorgestuurd of als de interface verandert.”

De chat promoten via de telefoon

In de praktijk zijn drie assistenten aangewezen om te oefenen met reageren via de chat. Deze drie assistenten zijn er actief mee bezig en er in toenemende mate enthousiast over, vertelt Buschman:

"Ze bespreken allerlei zaken die met de chat te maken hebben en evalueren elk contactmoment: heeft deze chat ons werk bespaard? Of heeft het juist tijd gekost? Hoe zou ditzelfde gesprek telefonisch zijn verlopen? Zo worden samen de mogelijkheden van het nieuwe product verkend om er uiteindelijk steeds meer vruchten van te kunnen plukken."

Nu de chat goed werkt, promoten de assistenten het gebruik ervan via de telefoon, zonder het op te dringen. “Als patiënten willen bellen, mag dat ook gewoon,” vertelt Buschman.

Inburgeren van digitale middelen

Bij Quin zijn we ervan overtuigd dat digitale hulpmiddelen de toekomst zijn en dat de chat het uitgelezen middel is om de werkdruk bij huisartspraktijken te verlagen – dat is ook onze constante drijfveer achter de ontwikkeling van ons product.

Buschman ziet deze toekomst ook zo: "Op een gegeven moment zijn deze digitale middelen natuurlijk helemaal ingeburgerd. Over vijf jaar zitten dit soort functies standaard in elk huisartseninformatiesysteem. Dan gebruikt iedereen het, behalve degenen die niet digitaal vaardig zijn.

Ik zie voor me dat elk huisartsensysteem dan zo’n soort chatprogramma heeft, zodat de patiënt makkelijk contact kan opnemen op een moment dat het voor de patiënt schikt – net zoals Quin nu al doet. Digitalisering is een van de belangrijkste mogelijkheden om de zorg behapbaar te houden en voor mij als beginnend huisarts is het heel interessant om te zien hoe dit zich verder zal ontwikkelen."

Meer weten over de voordelen van de digitale oplossingen van Quin?
Vraag dan nu een demo aan.